เหตุผลที่ว่าเหตุใด แพชชั่น ฟอร์ ฟู้ด จึงเลือก HReasily

1

เพราะการบริหารจัดการพนักงานกว่า 100 คนไม่ใช่เรื่องง่าย แต่เมื่อมีระบบ HReasily การคำนวณเงินเดือนเงินสมทบกองทุนเงินสำรองเลี้ยงชีพก็เป็นไปโดยอัตโนมัติอีกทั้งความผิดพลาดจากการทำงานในรูปแบบเดิมๆ ก็ลดลง

2

ข้อมูลที่ส่งออกจาก HReasily จะถูกนำไปใช้ในการโอนเงินเดือนพนักงานโดยไม่จำเป็นต้องจ่ายด้วยเช็คอีกต่อไป

3

HReasily สามารถออกสลิปเงินเดือนให้กับพนักงานแต่ละรายตามที่กระทรวงแรงงานกำหนดไว้ ซึ่งทำให้การทำงานระหว่างพนักงานและเจ้าของบริษัทมีความโปร่งใสมากขึ้น

ในปี 2552 ดาเมียน โลว์ และวิลเลียม โลว์ซึ่งเป็นลุงของเขา เปิดร้านขายไอศกรีมเล็กๆ ที่เป็นการผสมผสานไอศกรีมอิตาเลี่ยนกับรสชาติในแบบฉบับของประเทศสิงคโปร์เข้าด้วยกัน ร้านกาแฟที่มีชื่อว่าไอซ์เอดจ์ริมถนนโควาน มีเมนูแนะนำเป็นหมูแผ่น ไข่แดงเค็ม และไอศกรีมทุเรียน อันน่ารับประทานไว้บริการลูกค้า

แต่หลังจากที่ได้คุยกับเพื่อนๆ เชฟที่มีความเชี่ยวชาญในเรื่องของเมนูอาหารอิตาลีและการเรียนรู้ในเรื่องของวิธีการทำอาหาร ตัดสินใจที่จะเพิ่มเมนูให้มากกว่าของหวาน ทุกวันนี้ หุ้นส่วนทั้งสองได้ทำอาหารยอดฮิตของอิตาลี เช่น พาสต้าและพิซซ่าไว้ให้บริการลูกค้าอีกด้วย

ดาเมียนถือเป็นผู้อยู่เบื้องหลังของเมนูอาหารทั้งหลาย โดยเฉพาะอย่างยิ่ง เมนูไอศกรีม ซึ่งทำให้ร้านเป็นที่รู้จักของคนทั้งหลาย เขากล่าวว่า “เราได้เรียนรู้แล้วว่า ความจริงแล้ว ทุกอย่างสามารถนำมาทำให้เป็นไอศกรีมได้ ไม่ว่าคุณจะชอบในรสชาติใดก็ตาม เราก็สามารถนำมันมาทำเป็นไอศกรีมได้ แค่รู้วิธีการทำเท่านั้นเอง”

ในระยะเวลาหลายปีที่ผ่านมา ยิ่งเขาเพิ่มเมนูขึ้นมากเท่าไหร่ ธุรกิจของเขาก็เติบโตมากขึ้นเท่านั้น ร้านที่มีสาขาเพียงแห่งเดียวซึ่งเริ่มจากการมีพนักงานแค่เพียง 8 คน ตอนนี้ก็ได้ขยายออกไปเป็นศูนย์อาหาร 4 แห่งทั่วประเทศสิงคโปร์โดยมีพนักงานร่วมร้อยคน โดยเป็นร้านอาหารที่อยู่ภายใต้การบริหารของ Passion for Food ที่เจ้าของร่วมกันก่อตั้งขึ้นมาในปี 2558

การเจริญเติบโตของธุรกิจก็มาพร้อมกับปัญหาในตอนเริ่มแรก เช่นในเรื่องของการดำเนินงานในแต่ละวันที่ประสบกับความซับซ้อนมากยิ่งขึ้น

ดาเมียนกล่าวว่า “ในตอนแรก การดำเนินงานของเราเป็นไปอย่างเรียบง่าย แต่ยิ่งธุรกิจเติบโตขึ้นมากเท่าไหร่การดำเนินงานก็ยิ่งมีความซับซ้อนเพิ่มมากขึ้น เราเริ่มด้วยการจ้างพนักงานเพิ่มและปรับเวลาในการทำงานเพิ่ม และเราจำเป็นที่จะต้องให้ความใส่ใจในเรื่องของรายละเอียดเรื่องการชำระเงินและเงินเดือน” ก่อนหน้านี้ เข้าใช้แค่เพียงตารางบนโปรแกรมเอ็กเซลเพื่อบันทึกตัวเลขทั้งหลายของพนักงานประมาณ 20 คน

เขาต้องทำงานที่สุดแสนจะน่าเบื่อด้วยการคำนวณเงินเดือนและเงินสมทบกองทุนสำรองเลี้ยงชีพส่วนของพนักงานแต่ละรายด้วยตนเอง และยิ่งจำนวนพนักงานเพิ่มขึ้น ความยุ่งยากก็เพิ่มขึ้นตาม นอกจากนั้นเขายังต้องจะทำไฟล์สำหรับการรายงานข้อมูลต่อสำนักงานกองทุนเลี้ยงชีพและสำนักงานสรรพากรสิงคโปร์

บางครั้งฉันทำผิดพลาด จึงต้องกลับมาทบทวนดูทั้งหมดอีกครั้ง
เพื่อแก้ไข ซึ่งใช้เวลานานมากและน่าเบื่อ

UOB Business Banking จึงได้แนะนำให้รู้จักกับโซลูชั่นที่จะมาช่วยเหลือ ผู้จัดการแผนกลูกค้าสัมพันธ์ได้แนะนำให้เขาใช้บริการทำเงินเดือนและ HReasily ซึ่งถือเป็น หนึ่งในแอปพลิเคชันดิจิทัลของ UOB BizSmart เพื่อทำให้กระบวนการด้านการทำเงินเดือนเป็นไปโดยอัตโนมัติ ทั้งนี้ เพื่ออำนวยความสะดวกในการตั้งค่าการจ่ายเงินเดือนแล้ว ผู้จัดการของ UOB ได้เดินทางไปยังที่ทำการของร้านเพื่อให้บริการเปิดบัญชีส่วนบุคคลแก่พนักงานทั้งหมดของร้านโดยไม่จำเป็นต้องเดินทางไปยังสาขาด้วยตนเอง

ดาเมียนกล่าวว่า “ในลำดับขั้นของการดำเนินงานต่างๆ พวกเขา (UOB) ได้แนะนำเราเกี่ยวกับวิธีการในการใช้งานเทคโนโลยีเพื่อปรับปรุงกระบวนการหลายๆ อย่างเพื่อลดภาระงานของเรา”

ไอซ์ เอดจ์ คาเฟ่ - ร้านอาหารแห่งแรกที่เปิดตัวขึ้นในปี 2552 ยิ่งนานวัน กระบวนการในเรื่องของการทำเงินเดือนของร้านก็มีความซับซ้อนมากยิ่งขึ้นด้วยเป็นเพราะการเพิ่มจำนวนของพนักงานจาก 8 กลายเป็น 100 คน

เพื่อที่จะหาทางออกให้กับปัญหานี้ ผู้จัดการแผนกลูกค้าสัมพันธ์ของ UOB จึงได้แนะนำให้ร้านใช้บริการทำเงินเดือนและใช้งาน HReasily เพื่อให้กระบวนการในเรื่องของการทำเงินเดือนเป็นไปโดยอัตโนมัติ

ตอนนี้ ดาเมียนจ่ายเงินเดือนให้กับพนักงานผ่านบริการ UOB Payroll แทนที่จะออกเช็คด้วยตนเองเป็นประจำทุกเดือน เขาเพียงแค่อัพโหลดข้อมูลที่ส่งออกมาจาก HReasily เข้าไปยังแพลตฟอร์ม UOB Business Internet Banking และจะมีการนำฝากเงินเดือนพนักงานเข้าไปยังบัญชีธนาคารในวันทำการถัดไปทันที

HReasily ยังช่วยทำให้การยื่นเงินสมทบกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ ของพนักงานเป็นไปโดยอัตโนมัติ ซึ่งถือเป็นอีกประโยชน์หนึ่งที่ได้รับด้วยเป็นเพราะบริษัทเคยที่จะต้องรีบยื่นเอกสารเพื่อให้ทันกำหนด ก่อนหน้านี้
ดาเมียนต้องล็อกออนเข้าไปในเว็บไซต์ของสำนักงานกองทุนสำรองเลี้ยงชีพเพื่อเพิ่มตัวเลขเงินเดือนของพนักงานแต่ละรายเพื่อที่จะคำนวณจำนวนเงินสมทบ ซึ่งเขาบอกว่ามันเป็นเรื่องที่น่าเบื่อเอามากๆ

เขาบอกว่า “ตอนนี้ผมเพียงแค่อัปโหลดไฟล์ก็เรียบร้อยแล้ว”

HReasily คำนวณเงินเดือนและเงินสมทบกองทุนสำรองเลี้ยงชีพให้อัตโนมัติ ซึ่งจะลดความผิดพลาดจากการทำงานในรูปแบบเดิมๆ และจะช่วยทำให้แน่ใจว่าการยื่นเงินสมทบกองทุนสำรองเลี้ยงชีพและการยื่นเอกสารต่อสำนักงานสรรพากรสิงคโปร์จะเสร็จสิ้นตามกำหนด

ตอนนี้พนักงานทั้งหลายก็สามารถที่จะเข้าไปใช้งานแอปพลิเคชัน HReasily เพื่อดูสลิปเงินเดือน ตามที่กระทรวงแรงงานกำหนดไว้

HReasily เป็นระบบที่พนักงานสามารถใช้เพื่อตรวจสอบเงินเดือนของพวกเขาได้ง่ายขึ้น ตอนนี้พนักงานจะได้รับการแจ้งเตือนผ่านอีเมลแบบอัตโนมัติเมื่อมีการนำฝากเงินเดือนเข้าบัญชีของพวกเขา อีกทั้งพวกเขายังสามารถสั่งพิมพ์และตรวจสอบใบสำคัญจ่ายเงินเดือนที่มีการแยกประเภทเป็นเงินเดือนพื้นฐาน ค่าล่วงเวลา และเงินสมทบกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ ตามที่กระทรวงแรงงานกำหนดไว้

ดาเมียนกล่าวว่า “พวกเขาแค่ดำเนินการตามขั้นตอนง่ายๆ ในการเข้าไปใช้งานแอปพลิเคชัน HReasily ของตัวเอง และเราก็ได้กระแสตอบรับที่ดีจากพนักงาน”

แอพลิเคชั่นใช้งานง่ายและตรงไปตรงมา และยังไม่มีพนักงาน
คนใดกล่าวถึงข้อผิดพลาดเกี่ยวกับเงินเดือนของพวกเขาเลย

ในส่วนของการวางแผนที่จะขยายธุรกิจเพิ่มเติม ดาเมียนมั่นใจมากว่าบริการ UOB Payroll และ HReasily จะช่วยในการปรับปรุงการดำเนินงานด้านธุรการ ซึ่งจะช่วยให้เขามีเวลามากขึ้นในการวางกลยุทธ์ในการทำธุรกิจของตนเองและมุ่งมั่นในการทำตามความฝันของตัวเอง นั่นก็คือการพัฒนารสชาติใหม่ๆ ของไอศกรีม

การก้าวไปพร้อมกับเทคโนโลยี

หมดยุคของการทำงานในรูปแบบเดิมๆ

เนื่องจากต้องควบคุมดูแลพนักงานกว่า 100 คนและร้านอีก 4 แห่ง งานธุรการกลายเป็นเรื่องที่ยุ่งยากสำหรับดาเมียนและลุงของเขาในการที่จะต้องบริหารจัดการ เมื่อนำเอาแอปพลิเคชัน HReasily มาใช้ ดาเมียนก็ไม่จำเป็นที่จะต้องคำนวณเงินเดือนและยื่นเงินสมทบกองทุนสำรองเลี้ยงชีพด้วยตัวเองอีกแล้ว อีกทั้งข้อผิดพลาดจากการทำงานในรูปแบบเดิมๆ ก็ลดลงด้วย

การจ่ายเงินเดือนแบบอัตโนมัติ

ทีมงานฝ่ายบริหารเคยเสียเวลาและต้องใช้ความพยายามเป็นประจำทุกเดือนในการที่จะออกเช็คเงินเดือนให้กับพนักงานของตนเอง ตอนนี้ พวกเขาก็แค่เพียงแค่อัพโหลดข้อมูลฐานเงินเดือนจาก HReasily และใช้บริการ UOB Payroll เพื่อโอนเงินเดือนเข้าบัญชีธนาคารพนักงานได้โดยตรง

ความสะดวกที่พนักงานได้รับ

เนื่องจากผู้จัดการของ UOB ได้ให้ความช่วยเหลือแก่พนักงานในการเปิดบัญชีส่วนบุคคล ณ ที่ทำการของร้าน ดาเมียนจึงสามารถติดตั้งบริการ UOB Payroll ได้อย่างรวดเร็ว พนักงานทั้งหลายจะได้รับการแจ้งเตือนผ่านอีเมลโดยอัตโนมัติเมื่อมีการนำฝากเงินเดือนเข้าบัญชีของพวกเขา อีกทั้งยังมีการออก สลิปเงินเดือนให้กับพนักงานแต่ละรายโดยเป็นไปตามข้อกำหนดของกระทรวงแรงงาน ซึ่งจะช่วยทำให้ความโปร่งใสระหว่างพนักงานและทีมงานฝ่ายบริหารมีมากขึ้นกว่าเดิม

ครบจบในที่เดียว

ก่อนหน้านี้ ร้านจะต้องทำเอกสารเกี่ยวกับกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ เอกสารยื่นสำนักงานสรรพากรสิงคโปร์ รวมทั้งใบสำคัญจ่ายเงินเดือน โดยจัดทำแยกกันต่างหาก ซึ่งส่งผลทำให้ต้องใช้แฟ้มเก็บเอกสารเป็นจำนวนมาก ตอนนี้ ทั้งหมดที่ดาเมียนต้องลงมือทำก็คือการป้อนข้อมูลยอดเงินเดือนเข้าไปยังระบบ และแอปพลิเคชันจะเป็นตัวคำนวณเงินสมทบกองทุนสำรองเลี้ยงชีพให้กับเขา งานในทุกส่วนจะถูกรวมเข้าไปในแพลตฟอร์มเดียว ซึ่งจะช่วยให้การตรวจสอบเรื่องที่เกี่ยวข้องกับบัญชีเป็นไปได้อย่างง่ายดาย