บอกลาเอกสารที่ใช้กระดาษ

เมื่อนำเอารูปแบบการดำเนินกิจการของบริษัทเล็กๆ ที่เปี่ยมไปด้วยความคล่องแคล่วซึ่งเธอพบเห็นในสหราชอาณาจักรมาใช้ แจ๊สบี้จึงตัดสินใจแล้วว่าในสำนักงานของเธอจะมีแค่นักออกแบบเท่านั้น เธอไม่จำเป็นที่จะต้องใช้พนักงานมาดูแลเรื่องงานด้านธุรการ

บ่อยครั้งที่แจ๊สบี้และทีมงานของเธอต้องเดินทางออกจากเมืองเพทาลิง จายาในกรุงกัวลาลัมเปอร์ไปพบกับลูกค้า ซึ่งหมายถึงว่าเธอจะต้องจ่ายค่าเดินทางไปเป็นจำนวนมาก

คุณเรย์มอนด์ ฉุย กรรมการบริหารและหัวหน้าฝ่ายการธนาคารเพื่อธุรกิจของธนาคาร UOB มาเลเซียพบว่าจุดอ่อนของ Zcube ก็คือใช้เวลาไปกับการตรวจสอบงานเอกสารที่เป็นกระดาษ หลังจากการประชุมกับแจ๊สบี้เรื่องความสำเร็จจากการเปลี่ยนระบบการดำเนินงานให้อยู่ในรูปแบบของดิจิทัลในแคมเปญ Tech My Biz คุณเรย์มอนด์ ฉุย กล่าวว่า “สำหรับธุรกิจขนาดย่อมเช่น Zcube พวกเขาควรใช้เวลากับการบริหารจัดการกิจการและไปพบกับลูกค้า แทนที่จะเสียเวลากับการบริหารจัดการงานด้านธุรการและจัดสรรบัญชี”

แจ๊สบี้เชื่อว่าบริษัทที่อยู่ในสถานะเดียวกันกับบริษัทของเธอจำเป็นที่จะต้องใช้เทคโนโลยีเพื่อทำให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างรวดเร็วและราบรื่นขึ้น

แจ๊สบี้กล่าวถึงแผนการเนินงานของเธอที่บ่อยครั้งทำให้เธอต้องใช้เวลาทั้งคืนไปกับการจัดเตรียมอกสารว่า “ฉันใช้เวลามากมายในการป้อนข้อมูลรายจ่าย เช่น การต้องคอยเตือนตัวเองว่า “คำสั่งซื้อออกแล้วหรือยัง? สินค้าส่งมาหรือยังหรือต้องรอก่อน?”

นอกจากนั้น เจ้าของธุรกิจขนาดย่อมยังต้องวุ่นวายกับการเบิกค่าเดินทางโดยเฉพาะช่วงสิ้นเดือน

เมื่อการออกแบบเดินหน้าไปพร้อมกับธุรกิจอัจฉริยะ

หลังจากที่เปิดบริษัทมา 10 ปี แจ๊สบี้มีความต้องการที่จะขยายกิจการ แต่จะทำเช่นนั้นได้ก็ต่อเมื่อเธอสามารถที่จะใส่ใจในเรื่องของการออกแบบและการประกวดราคามากกว่าการทำเอกสารในสำนักงาน แนวคิดของเธอคือการนำเอาเทคโนโลยีมาใช้เพื่อให้ระบบการบริหารจัดการสำนักงานดีขึ้น

แต่เช่นเดียวกันกับธุรกิจ SME ส่วนใหญ่ในประเทศมาเลเซียซึ่งได้มีการปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำธุรกิจกว่าร้อยละ 98 ก่อนหน้านี้ ผู้ก่อตั้งบริษัท Zcube ไม่รู้เลยว่ามีซอฟต์แวร์สำหรับการทำธุรกิจแบบ On Demand ที่เสียค่าสมัครแค่เพียงเล็กน้อยก็สามารถที่จะเข้าไปใช้งานระบบการจัดเก็บข้อมูลแบบส่วนกลางได้ ธุรกิจขนาดย่อมสามารถที่จะวางขอบเขตและขยายพื้นที่จัดเก็บข้อมูลได้ตามความต้องการของตนเอง เพียงแค่ต้องรู้ว่าความต้องการของตนเองคืออะไรเท่านั้น

ในกรณีของ Zcube โซลูชั่นซอฟต์แวร์ที่ทำงานบนคลาวด์ที่ง่ายต่อการใช้งานของทีมงานแค่เพียงสัมผัสหน้าจอ เป็นส่วนหนึ่งของโซลูชั่น SmartBusiness ของ UOB ประเทศมาเลเซีย

พนักงานใช้แอปที่ติดตั้งในมือถือของตนเองเพื่อบันทึกและแสดงรายการค่าใช้จ่าย สำหรับแจ๊สบี้แล้ว ไม่ว่าจะอยู่ในสำนักงานหรือกำลังเดินทาง เธอก็สามารถที่จะใช้แอปในการอนุมัติค่าใช้จ่ายเหล่านี้ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง

งานที่ต้องทำอยู่เป็นประจำบนโต๊ะทำงานตอนนี้ได้ถูกย้ายไปอยู่ภายใต้การบริหารจัดการของชุดโซลูชั่นดิจิทัล UOB SmartBusiness* ที่สามารถปรับขยายและจะเชื่อมโยงโครงการทั้งหมดของ Zcube เข้าไว้ด้วยกัน แจ๊สบี้กล่าวถึงระบบการทำงานบนคลาวด์ที่สามารถเข้าใช้งานได้จากเครื่องคอมพิวเตอร์ แล็ปท็อป หรือโทรศัพท์มือถือว่า “ฉันรู้ได้เลยว่าโครงการของฉันดำเนินไปอย่างราบรื่นหรือไม่ ว่างานไหนที่ยังค้างอยู่ แล้วงานไหนที่ฉันจะต้องติดตาม”

หลังจากที่นำเอาแอปมาใช้งาน ต้นทุนในการดำเนินงานของเธอก็ลดลง และช่วยทำให้เธอสามารถที่จะสื่อสารกับลูกค้าและซัพพลายเออร์ได้มากขึ้น แจ๊สบี้กล่าวถึงระบบที่จะใช้ในการจัดทำใบเสนอราคาโครงการใหม่ให้กับลูกค้าว่า “หลังจากที่นำเอา SmartBusiness* ของ UOB มาใช้ ฉันก็เข้าไปดูข้อมูลหลักในระบบได้เลย” “ฉันคลิกปุ่มแค่ไม่กี่ปุ่ม ฉันก็ได้ตัวเลขประมาณการแล้ว หลังจากนั้นก็แค่ส่งให้ลูกค้าเท่านั้นเอง”

“นอกจากนั้นฉันยังสามารถจัดการกระแสเงินสดของตัวเองได้ง่ายขึ้น สะดวกจริงๆ!” นี่คือประโยคที่แจ๊สบี้กล่าวถึงแอป UOB SmartBusiness* ด้วยความยินดีตอนที่เธอกำลังจะออกจากสำนักงานก่อนเวลาเพื่อไปเรียนเต้น และนี่คือสิ่งที่เธอไม่สามารถทำได้เลยในอดีต

เมื่อเธอมีเวลาทำในสิ่งที่อยากทำมากขึ้น เธอพูดได้อย่างเต็มปากว่าเธอสุดแสนจะมีความสุข แต่สิ่งที่ทำให้เธอมีความสุขมากกว่าเดิมก็คือการนำเอาเทคโนโลยีมาใช้ซึ่งจะช่วยให้ธุรกิจของเธอเดินหน้าต่อไป

* สำหรับธนาคาร UOB ประเทศมาเลเซียแล้ว UOB SmartBusiness จะเทียบได้กับ UOB BizSmart ของประเทศสิงคโปร์ และประเทศไทย